Ngày nay Teabreak hội nghị đã không còn xa lạ với bất kì các sự kiện, hội nghị, workshop hay những cuộc đàm phán, toạ đàm…. Hãy cùng Tiệc Ngon Hà Nội chia sẻ những kinh nghiệm tổ chức tiệc teabreak hội nghị hội thảo qua bài viết dưới đây.

1. Thế nào là tiệc teabreak hội nghị hội thảo?

Tiệc teabreak có nguồn gốc từ phương Tây. Từ khi được du nhập vào Việt Nam, loại hình này đã được phổ biến rộng rãi. Ngày nay nhiều doanh nghiệp, đội nhóm và cá nhân cũng có nhu cầu tổ chức teabreak hội nghị để phục vụ cho nhu cầu của mình. Teabreak được tổ chức dưới hình thức tiệc đứng bao gồm các loại bánh teabreak ngọt nhỏ xinh, trà, cà phê, trái cây, các món tráng miệng,… Tiệc trà hội nghị có thể được tổ chức trước khi sự kiện được bắt đầu hoặc giữa giờ nghỉ giải lao. Thời gian của tiệc thường kéo dài khoảng 20 đến 40 phút. Hiện nay, tiệc teabreak được phục vụ khá phổ biến ở các nhà hàng, khách sạn nhằm góp phần mang đến sự thành công cho sự kiện.

Xem thêm: Bảng báo giá tiệc teabreak Hà Nội tại Tiệc Ngon Hà Nội tốt nhất

2. Đặc điểm tiệc trà tea break hội thảo hội nghị

• Tiệc trà hội nghị được sắp xếp theo dạng tiệc đứng.
• Thời gian sử dụng teabreak hội nghị thường kéo dài từ 20 – 30 phút ở đầu hoặc giữa chương trình.
• Thực đơn tiệc không có món ăn chính, phần lớn là các loại bánh ngọt, hoa quả fruit box.
• Đồ uống chủ yếu là nước lọc, trà và cà phê. Nếu tiệc tiệc ngọt hội nghị thuộc loại cao cấp (Premium) thì sẽ có thêm sữa và nước trái cây.
• Tiệc teabreak hội thảo hay tiệc party nhẹ ngoài trời không có người phục vụ.
• Khách tham gia sự kiện không được mang đồ ăn, thức uống vào khán phòng.
• Tiệc trà hội thảo được bố trí ngoài khán phòng tổ chức sự kiện, có khu vực riêng.
• Kinh phí thực hiện tiệc tea break ít, không phát sinh thêm những chi phí khác.

Xem thêm: Địa chỉ đặt tiệc teabreak khai trương tốt nhất Hà Nội 2024

3. Tại sao cần tổ chức teabreak hội nghị?

Một buổi hội nghị khách hàng cần sự tập trung cao độ, do đó nếu buổi tiệc được diễn ra trong thời gian dài sẽ khiến khách mời dễ rơi vào tình trạng mệt mỏi làm giảm đi phần nào chất lượng của buổi họp. Vì vậy, một đơn vị cung cấp teabreak trọn gói cần được tổ chức để:

• Giúp những người tham gia teabreak hội nghị có thời gian thư giãn, bổ sung năng lượng để tiếp tục buổi hội nghị/ phiên họp tiếp theo.
• Giúp các thành viên chuẩn bị tinh thần tốt nhất cho những phần họp quan trọng phía sau.
• Tiệc teabreak cũng có thể là tiệc trà khai trương hơn nữa còn là tiệc chiêu đã nhẹ nhàng nhằm thể hiện tính chuyên nghiệp, trang trọng của buổi họp cũng như thể hiện sự tôn trong đối với khách mời.
• Là thời điểm để các vị khách trong buổi hội nghị có cơ hội giao lưu, chia sẻ kinh nghiệm, trao đổi danh thiếp để hợp tác tốt hơn trong công việc.
• Đây cũng là thời gian để tất cả mọi người có thể làm quen và trao đổi ngắn với nhau, như trao đổi cardvisit, mở rộng networking.
• Thể hiện tính chuyên nghiệp, chu đáo, trang trọng của sự kiện. Qua đó toát lên sự đẳng cấp của doanh nghiệp cũng như thể hiện sự tôn trọng đặc biệt dành cho những vị khách mời.

Xem thêm: Cho thuê dụng cụ tiệc teabreak giá rẻ tại Hà Nội 2024

4. Các lưu ý khi tổ chức teabreak hội nghị

4.1 Teabreak phù hợp với khách mời

• Hiện nay, các nhà hàng và trung tâm hội nghị đều có những set thực đơn cho teabreak. Do đó, bạn có thể thoải mái lựa chọn. Tuy nhiên, một lưu ý không thể bỏ qua chính là thực đơn teabreak hội nghị phải phù hợp với đối tượng khác mời của sự kiện.
• Điều đầu tiên, bạn cần lưu ý về mặt địa lý. Tùy khu vực mà sự lựa chọn lại có sự biến đổi khác nhau. Nếu những nước phương Tây ưa chuộng sự ngọt ngào thì những nước phương Đông lại ưa thích trang trí bàn tiệc teabreak cho đến sự đậm đà của món ăn. Từ đó, ta thấy được rằng tùy vào vị trí và đặc điểm vùng miền mà ta sẽ đưa ra những lựa chọn khác nhau.
• Điều thứ hai, chủ tiệc ta cần lưu ý chính là độ tuổi. Mỗi độ tuổi sẽ có sở thích khác nhau. Nếu trẻ em thích những loại bánh ngọt ngào sặc sỡ thì người lớn lại thích những điều tinh tế và sang trọng. Do đó, khi lựa chọn thực đơn teabreak hội nghị ta cần chú trọng vào độ tuổi của khách tham gia.
• Cuối cùng, người tổ chức cần lưu ý đến tính chất của sự kiện. Tùy vào tính chất sự kiện, ta sẽ lựa chọn tiệc trà hội thảo phù hợp với khách mời. Nếu là sự kiện trang trọng, ta có thể cân nhắc các loại bánh có hương vị nhẹ nhàng thiên hướng ngọt ngào phối hợp với cafe hoặc trà. Nếu là sự kiện vui tươi hoặc tiệc teabreak nhẹ ngoài trời ta có thể cân nhắc các loại bánh mặn cùng nước ngọt.

4.1 Về thực đơn tiệc tea break:

• Đối với thực đơn tiệc teabreak hội nghị bạn tránh chọn có loại nước có ga, thay vào đó hãy lựa chọn trà, cà phê, nước lọc. Đồ ăn đi kèm nên là những món ăn nhẹ như các loại bánh ngọt kết hợp với trái cây tươi. Lưu ý rằng, tiệc tea break không để những món ăn chính cầu kỳ xuất hiện.
• Các món ăn trong tổ chức tiệc trà hầu hết được phục vụ nhu cầu trong đầu hoặc giữa giờ, vậy nên bạn không cần phải chọn món quá sang trọng và đắt đỏ. Chỉ cần thức ăn được bày ra tạo cảm giác ngon miệng và thoải mái cho khách mời.

4.2 Về sắp xếp, bố trí bàn tiệc tea break:

Việc bày trí bàn tiệc cũng không kém phần quan trọng. Khu vực tổ chức tiệc ngọt hội nghị nên là vị trí thoáng mát, có cảnh quan đẹp. Bàn ăn nên phủ một lớp khăn có màu nhẹ nhàng, các món ăn được bày biện gọn gàng, thích hợp.

4.3 Về dụng cụ dùng cho phần tiệc tea break:

Trong tiệc teabreak hội nghị thông thường khách tham gia sẽ được sử dụng đồ nhựa, dĩa và thìa nhỏ. Dụng cụ dùng cho phần tiệc trà teabreak sẽ hạn chế tối đa việc dùng đồ sứ. Bởi một phần giảm nhẹ cảm giác mang vác nặng khi di chuyển, một phần đồ dơ bẩn không được thu dọn thường xuyên vì tính chất tiệc tea break không có người phục vụ.

4.4 Những lưu ý khác về tổ chức teabreak:

Nên có thêm những chiếc bàn, ghế tại vị trí dùng tiệc để khách mời ngồi nghỉ theo nhu cầu. Ngoài ra, nên lựa chọn phần nhạc nền không lời nhẹ nhàng để tạo nên không khí thư giãn nhất cho khách mời.

5. Mẫu thư mời sự kiện hội nghị hội thảo

Mẫu 1: Thư mời hội nghị kinh doanh
Tiêu đề: Thư mời tham dự Hội nghị Kinh doanh Quốc tế [Tên Sự kiện]Kính gửi [Tên Người nhận],
Chúng tôi rất vinh dự và hân hạnh mời bạn tham gia Hội nghị Kinh doanh Quốc tế [Tên Sự kiện], diễn ra vào ngày [Ngày] tại [Địa điểm].
Sự kiện này sẽ tập trung vào [Chủ đề], và là cơ hội tuyệt vời để gặp gỡ, trao đổi và học hỏi từ các chuyên gia hàng đầu trong ngành. Chúng tôi tin rằng sự tham gia của bạn sẽ thêm phần đặc biệt cho sự kiện và sẽ mang lại lợi ích đáng kể cho công việc kinh doanh của bạn.
Để xác nhận sự tham gia của bạn, vui lòng truy cập [Liên kết đăng ký] hoặc liên hệ với chúng tôi qua email [Email] trước ngày [Ngày hết hạn].
Chúng tôi mong được chào đón bạn tại [Tên Sự kiện]!
Trân trọng,[Tên người gửi][Chức vụ]Mẫu 2: Thư mời sự kiện từ thiện.
Tiêu đề: Mời bạn tham gia [Tên Sự kiện] – Cùng chúng tôi làm nên sự khác biệt!
Kính gửi [Tên Người nhận],
Chúng tôi rất hân hạnh mời bạn tham dự sự kiện từ thiện [Tên Sự kiện] của chúng tôi, sẽ diễn ra vào [Ngày] tại [Địa điểm].
Sự kiện này nhằm mục đích hỗ trợ [Mục đích từ thiện], và chúng tôi tin rằng sự tham gia của bạn sẽ góp phần đáng kể vào việc thực hiện mục tiêu này.
Để đăng ký tham dự, vui lòng truy cập [Liên kết đăng ký] hoặc liên hệ với chúng tôi qua email [Email] trước ngày [Ngày hết hạn].
Hãy cùng chúng tôi làm nên sự khác biệt tại [Tên Sự kiện]!
Trân trọng,[Tên người gửi][Chức vụ]Mẫu 3: Thư mời buổi triển lãm nghệ thuật.
Tiêu đề: Mời tham dự Triển lãm Nghệ thuật đặc biệt của [Tên Nghệ sĩ]Kính gửi [Tên Người nhận],
Chúng tôi trân trọng mời bạn đến tham quan triển lãm nghệ thuật đặc biệt của [Tên Nghệ sĩ], diễn ra từ [Ngày bắt đầu] đến [Ngày kết thúc] tại [Địa điểm].
Triển lãm này sẽ trưng bày một loạt các tác phẩm mới nhất của [Tên Nghệ sĩ], một nghệ sĩ [Miêu tả nghệ sĩ]. Đây sẽ là cơ hội tuyệt vời để thưởng ngoạn nghệ thuật và gặp gỡ nghệ sĩ.
Để xác nhận sự tham gia của bạn, vui lòng truy cập [Liên kết đăng ký] hoặc liên hệ với chúng tôi qua email [Email] trước ngày [Ngày hết hạn].
Chúng tôi mong được chào đón bạn tại triển lãm!
Trân trọng,[Tên người gửi][Chức vụ]Mẫu 4: Thư mời buổi họp mặt cựu sinh viên.
Tiêu đề: Tham gia buổi họp mặt Cựu sinh viên của [Tên Trường]!
Kính gửi [Tên Người nhận],
Chúng tôi hân hạnh mời bạn tham gia buổi họp mặt Cựu sinh viên của [Tên Trường], diễn ra vào [Ngày] tại [Địa điểm].
Đây sẽ là một cơ hội tuyệt vời để kết nối lại với các bạn học cũ, chia sẻ kỷ niệm và cập nhật những gì đã xảy ra trong cuộc sống của bạn kể từ khi tốt nghiệp.
Để đăng ký tham gia, vui lòng truy cập [Liên kết đăng ký] hoặc liên hệ với chúng tôi qua email [Email] trước ngày [Ngày hết hạn].
Chúng tôi rất mong được gặp lại bạn tại buổi họp mặt!
Trân trọng,[Tên người gửi][Chức vụ]Nhớ rằng mục tiêu là tạo ra một thư mời phản ánh tốt về sự kiện và khuyến khích người nhận muốn tham dự. Hy vọng rằng những mẫu thư mời trên đây sẽ giúp bạn khởi đầu trong việc soạn thảo thư mời sự kiện của riêng mình.

 

IV. Hướng dẫn cách gửi thư mời tham dự sự kiện.
A. Thời điểm gửi thư mời tham dự sự kiện
Thời điểm gửi thư mời cũng quan trọng không kém gì nội dung của thư mời. Nếu gửi quá sớm, mọi người có thể quên; nếu gửi quá muộn, họ có thể không có đủ thời gian để sắp xếp lịch trình. Do đó, việc xác định thời điểm thích hợp để gửi thư mời là một yếu tố quan trọng trong quy trình lên kế hoạch sự kiện.

Xác định thời gian thích hợp để gửi thư mời: Đối với hầu hết các sự kiện, gửi thư mời từ 4 đến 6 tuần trước sự kiện là thời gian thích hợp nhất. Điều này sẽ cho phép khách mời đủ thời gian để xem xét lời mời, kiểm tra lịch trình của họ và phản hồi. Tuy nhiên, đối với các sự kiện lớn hơn như hội nghị hoặc hội thảo, thời gian thông báo có thể dài hơn, thậm chí lên đến vài tháng trước sự kiện.
Tính toán thời gian phản hồi: Trong thư mời, nên đặt một “ngày hết hạn” cho phản hồi, thường là một hoặc hai tuần trước ngày diễn ra sự kiện. Điều này cho phép bạn có đủ thời gian để chuẩn bị theo số lượng khách tham dự xác nhận. Cũng đảm bảo rằng bạn cho người nhận biết cách phản hồi, bằng cách cung cấp địa chỉ email, số điện thoại hoặc liên kết đăng ký.
Nhớ rằng những quy tắc này chỉ là hướng dẫn và có thể cần được điều chỉnh tùy thuộc vào bản chất và quy mô của sự kiện. Thông tin chính xác và kịp thời trong việc gửi thư mời sẽ giúp tạo điều kiện thuận lợi cho sự tham dự và thành công của sự kiện.

B. Cách xử lý khi không nhận được phản hồi
Trong quá trình tổ chức sự kiện, việc không nhận được phản hồi từ những người đã gửi thư mời có thể gây ra một chút lo lắng. Tuy nhiên, có một số cách hiệu quả để xử lý tình huống này.

Thời gian chờ đợi phản hồi: Trước khi bắt đầu gửi thư nhắc nhở, đặt một khoảng thời gian hợp lý để chờ đợi phản hồi từ người nhận. Như đã đề cập trước đó, hãy đặt một “ngày hết hạn” cho phản hồi trong thư mời ban đầu. Nếu ngày hết hạn đã qua mà bạn vẫn chưa nhận được phản hồi, đó là lúc bạn nên xem xét việc gửi thư nhắc nhở.
Cách gửi thư nhắc nhở một cách tế nhị: Khi viết thư nhắc nhở, hãy giữ ngôn từ lịch sự và tôn trọng. Bạn có thể bắt đầu bằng cách nói rằng bạn chỉ muốn đảm bảo rằng họ đã nhận được thư mời ban đầu của bạn. Sau đó, nhắc lại thông tin về sự kiện và nói rõ rằng bạn hy vọng họ có thể tham dự. Đừng quên gửi lại liên kết đăng ký hoặc thông tin liên hệ để họ có thể xác nhận sự tham gia.
Dưới đây là một mẫu thư nhắc nhở có thể giúp bạn:

Tiêu đề: Nhắc nhở: Mời bạn tham dự [Tên Sự kiện]Kính gửi [Tên Người nhận],
Chúng tôi chỉ muốn đảm bảo rằng bạn đã nhận được thư mời của chúng tôi về sự kiện [Tên Sự kiện] sắp tới, diễn ra vào [Ngày] tại [Địa điểm].
Chúng tôi rất hy vọng rằng bạn sẽ có thể tham gia cùng chúng tôi. Để xác nhận sự tham gia, vui lòng truy cập [Liên kết đăng ký] hoặc liên hệ với chúng tôi qua email [Email].
Chúng tôi mong được chào đón bạn tại sự kiện!
Trân trọng,[Tên người gửi][Chức vụ]

Vậy là quý khách đã nắm được công ty tổ chức tiệc teabreak hội nghị hội thảo để nhận được những ưu đãi lớn nhất. Hoặc tham khảo thêm tại fanpage của Tiệc Ngon Hà Nội để biết thêm chi tiết.

tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo 

tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo 

tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo 

tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo 

tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo 

tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo tiệc teabreak hội nghị hội thảo 

---